SEKRETARIS, TUGAS DAN TANGGUNG JAWABNYA

Sekretaris sebagai bagian dalam perusahaan bukan saja hanya seorang tukang catat atau pekerja yang menangani administrasi. Lebih dari pada itu, sekretaris turut membangun image perusahaan.

Sebelum membahas lebih lanjut tugas dan tanggung jawab sekretaris sebaiknya kita tilik apa yang disebut sekretaris itu. Kata sekretaris berasal dari bahasa Prancis “secretarie” yang selanjutnya dikembangkan dalam bahasa Latin menjadi “secretarium” atau “secretarius” yang berarti a confidential officer atau seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia (Skeat, 1958: 472). Untuk itu sekretaris adalah orang penting kedua setelah pimpinan. Sehingga hampir seluruh lalu lintas kegiatan kantor dibebankan ke sekretaris.

Sebagaimana sekelumit pembukaan di atas akan peran sekretaris dalam perusahaan, di bawah ini akan dijabarkan lebih rinci lagi.

1.      Tugas rutin atau tugas sehari-hari yang harus dikerjakan tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan yang meliputi:

Dalam menerima tamu, sekretaris diharapkan mampu memilah tamu mana yang boleh bertemu dengan pimpinan dan mana yang harus di-handle sendiri. Tugas ini juga meliputi mencatat pesan dari tamu yang perlu di informasikan ke pimpinan.

Hampir sama dengan hal di atas, sekretaris juga diharapkan lihai memilah telpon mana yang perlu diteruskan ke pimpinan dan mana yang tidak. Namun dengan tetap bersikap sopan agar tidak menyinggung si penelpon. Disinilah sekretaris bertindak sebagai pemisah dan penghubung antara pimpinan dengan dunia luar sehingga pimpinan mempunyai waktu cukup untuk berfikir dan bertindak tanpa terganggu oleh tamu atau telpon.

Sekretaris bertugas memilah surat-surat yang masuk dan menyimpannya dengan rapi sehingga saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. File umumnya diurutkan abjad menurut nama perusahaan dan digolongkan berdasar jenis surat, dan tanggal penerimaan atau pengiriman.

Mengingat banyaknya pertemuan maka sekretaris bertanggung jawab untuk mengatur mana yang harus dihadiri, mana yang bisa diwakilkan dan mana yang ditinggalkan. Sekretaris juga mencatat waktu, tempat dan kepentingan dalam pertemuan tersebut.

Sekretaris biasanya dibekali uang yang dicatat dalam kas kecil atau petty cash untuk keperluan membeli alat tulis atau untuk kepentingan pimpinan.

Setiap rapat sekretaris wajib hadir karena sekretaris bertugas mencatat hasil rapat dan menyusunnya sebagai laporan.

2.      Tugas khusus atau tugas yang diperintahkan oleh pimpinan yang dalam penyelesaiannya pimpinan dimintai pendapat, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas yang diberikan karena ada unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan seperti:

Sedikit berbeda dengan tugas harian sekretaris dalam pengelolaan filling, dalam mengkonsep surat perjanjian kerja sama memang digolongkan ke tugas khusus. Karena tugas ini benar-benar memerlukan pendapat dan pertimbangan pimpinan sebagai orang yang terlibat secara langsung dalam proses perjanjian atau kerja sama tersebut.

Dalam menyusun acara pertemuan atau rapat sekretaris perlu menyiapkan agenda, menyiapkan tempat sekaligus kertas kerja, alat tulis, bahkan konsumsi. Pada kesempatan tertentu, sekretaris juga menyiapkan pers release.

Terkadang pimpinan harus menghadiri tugas penting di luar kota. Untuk itu sekretaris harus menyiapkan transportasi seperti tiket pesawat atau kereta dan akomodasi termasuk hotel dan keperluan lainya.

Dalam pertemuan bisnis, sering pimpinan meminta untuk didampingi oleh sekretarisnya karena terkadang pimpinan membutuhkan sekretarisnya untuk menyiapkan pidato atau pernyataan, atau cuma mencatat hasil pertemuan.

Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan atas dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Dan satu yang perlu disadari oleh sekretaris ialah bahwa seorang pimpinan bukanlah tokoh sempurna. Jika pimpinan secara wajar berlaku kasar atau tidak sabar terhadap sekretarisnya atau bawahannya, kemungkinan pimpinan sedang mempunyai masalah. Sebaiknya sekretaris segera memahaminya. Meminta maaf jika melakukan kesalahan dan menyibukkan diri dengan pekerjaan adalah cara terbaik yang dilakukan. Tindakan yang lebih bijaksana adalah memperbaiki pekerjaan dan menyesuaikan diri dengan perilaku pimpinan tersebut. Kembali lagi ke pernyataan awal bahwa sekretaris sebagai orang yang terpercaya sebagai penyimpan rahasia, maka sebaiknya sekretaris menekan rasa sok tahu dengan menolak permintaan informasi dengan cara tidak menimbulkan kesan seolah-olah mengetahui suatu rahasia. Dengan demikian memperkecil kemungkinan bocornya rahasia perusahaan. Yang paling utama dalam peran sektretaris adalah menjaga kewibawaan pimpinan baik di dalam maupun di luar lingkungan perusahaan.

Demikian beberapa peran dan tanggung jawab sekretaris dalam perusahaan. Untuk selanjutnya diharapkan bersama-sama pimpinan membantu mengembangkan perusahaan.